Kun vastaan tulee sana CRM-järjestelmä, puhutaan yleisesti asiakkuudenhallintajärjestelmästä (Customer, Relationship and Management). CRM-järjestelmän tehtävä kaikessa yksinkertaisuudessaan on koota yhteen paikkaan kaikki asiakkaiden tiedot ja sellainen informaatio, joka on välttämätöntä asiakassuhteissa ja vuorovaikutuksessa. CRM-järjestelmä siis nopeuttaa, selkeyttää ja tehostaa asiakashallintaa.
Jokaisella asiakasrekisteriä keräävällä ja asiakkaiden kanssa tekemisissä olevalla yrityksillä tulisi olla käytössä jokin CRM-järjestelmä myynnin seurattavuuden ja kehittämisen takia.
HubSpot CRM-järjestelmä
HubSpotin CRM-järjestelmä on ilmainen asiakkuudenhallintajärjestelmä ja ominaisuuksiltaan yksi markkinoiden parhaista. Järjestelmän muokattavuus eri yritysten tarpeiden mukaiseksi tekee siitä erinomaisen valinnan, kun haussa on ilmainen CRM-järjestelmä. HubSpotin CRM-järjestelmä mahdollistaa rajattoman määrän käyttäjiä, jolloin koko organisaatio saadaan käyttämään järjestelmää ja pääsemään ajan tasalle sen mukana tulevasta informaatiosta.
Ilmainen versio sisältää kaikki perustyökalut myynnin prosessien hallintaan ja kehittämiseen, jonka avulla päästään analysoimaan myynnin eri vaiheita ja ennustamaan toimintojen tehokkuutta eri aikajaksoilla. Visuaalinen ja muokattava myynnin tunneli kertoo ja ennustaa kuinka paljon kauppaa on tulossa ja tukee täten esimerkiksi projektinhallintaa sekä resurssien varaamista.
Mukana ovat myös kontakti-, yritys- sekä deals-alueet, joiden sisälle kerätään kaikki informaatio kontakteista, yrityksistä sekä esimerkiksi yhteistyöehdotuksista. Deals-osio mahdollistaa asiakaskorttien joustavan siirtelyn myyntiputken eri vaiheissa ja on osaltaan täysin muokattavissa yrityksen myyntiputkea vastaavaksi. Asiakaskorttiin saadaan lisäksi liitettyä asiakkuuden kannalta tärkeimmät dokumentit ja tiedostot.
HubSpot CRM-järjestelmän kolme keskeisintä työkalua:
Sähköposti-integraatio
HubSpotin CRM-järjestelmään saadaan yhdistettyä sähköposti, jolloin myyjien toimintaa saadaan tehostettua, sekä kaikki asiakkaiden kanssa käydyt keskustelut tallennettua yhteen asiakaskorttiin. Tämä mahdollistaa useiden ja ennen kaikkea uusien henkilöiden pääsemisen ajan tasalle kyseisessä asiakkuudessa. Kuvitellaan esimerkiksi loma-aika, jolloin asiakkuutta hoitava myyjä on lomalla ja asiakas ottaa yhteyttä tuuraajaan. Kyseisen tuuraajan on helppo päästä asiakkuudesta perille menemällä asiakaskorttiin ja tutustumalla sopimuksiin, dokumentteihin sekä sähköposteihin. Järjestelmään voidaan yhdistää Gmail, G Suite ja useat eri Outlook versiot.
Tasks-muistutukset
HubSpotin CRM-järjestelmä mahdollistaa erilaisten taskien, eli tehtävien luonnin. Taskien avulla voidaan tehostaa omaa ajanhallintaa sekä muistuttaa esimerkiksi seuraavista kontaktointiajoista. Käyttäjät voivat luoda itsensä lisäksi taskeja myös toisilleen, jolloin esimerkiksi paremmin tietystä aihealueesta tietävälle myyjälle voidaan luoda muistutus prospektin kontaktoinnista.
Sähköpostien aikataulutus
Email scheduling, sähköpostien aikataulutus, mahdollistaa yksittäisten, valmiiksi kirjoitettujen sähköpostien lähetyksen aikatauluttamisen myöhemmälle ajankohdalle.
Edellä mainittujen työkalujen lisäksi HubSpot CRM-järjestelmä sisältää lukuisia muita ominaisuuksia:
- Yhteystietojen hallinta
- Yritysten tiedot
- Sopimukset
- Sähköpostin seuranta ja ilmoitukset
- Sähköpostipohjat
- Dokumenttien hallinta
- Soittaminen järjestelmän läpi
- Kokousaikataulut
- Valmiit sähköpostikatkelmat
- Raportointipaneeli
- Keskustelut
- Tiimin sisäinen sähköposti
- Live chat
- Chatbot
- Prospektit
Sales Hub Starter
HubSpotin CRM-järjestelmän ollessa ilmainen lukuisine työkaluineen, tuo Sales Hub Starter toimintaan muutamia erinomaisia työkaluja myynnin edistämiseen ja myyntiputken rakentamiseen. Sales Hub Starter maksaa 46 € kuukaudessa ja mahdollistaa uudet työkalut yhdelle käyttäjälle. HubSpot CRM-järjestelmässä käyttäjiä voi olla edelleen miten paljon tahansa, mutta Sales Hub Starter toiminnot tulevat vain yhdelle käyttäjälle. Sales Hub Starteriin on kuitenkin mahdollista ostaa lisäkäyttäjiä tarpeen mukaan.
Sales Hub Starterin mukana tulee muutamia uusia työkaluja, joista seuraavat ovat merkittävimpiä myynnin edistämisen ja tehostamisen kannalta:
Sähköpostisekvenssit
Sähköpostisekvenssit mahdollistaa automaatioiden rakentamisen myyntiprosessin tueksi, mikä tarkoittaa, että yksittäisille prospekteille voidaan rakentaa automaattisia toimintoja. Näitä automaatioita voivat olla esimerkiksi automaattiset sähköpostit, mikäli prospekti ei ole avannut viestiä tietyssä ajassa, tai on lukenut viestin, mutta ei ole vastannut siihen. Automaatioilla saadaan kasvatettua myynnin konversioita myyntiputkessa merkittävästi.
HubSpotin brändin poistaminen
HubSpot branding removed ominaisuudella CRM-järjestelmään saadaan käyttöön personointityökalut, mikä tarkoittaa sitä, että HubSpotin brändin voi poistaa työkaluista kokonaan ja personoida pohjan yrityksen visuaalisen ilmeen mukaiseksi.
Edellämainittujen työkalujen lisäksi Sales Hub Starter on laajennettavissa yrityksen tarpeiden mukaan lukuisilla työkaluilla sekä Sales Hub Professional ja Sales Hub Enterprise paketeilla. Sales Hub Professionalin ja Sales Hub Enterprisen mukana tulevat seuraavat ominaisuudet:
Sales Hub Professional
- Keskustelujen reititys
- HubSpotin brändin poistaminen
- Sähköpostisekvenssit
- Puhelintuki
- Tiimit
- Useat kauppaputket
- Myynnin automaatio
- Pakolliset kentät
- Tuotteet
- Lainaukset
- Älykkäät lähetysajat
- Älykkäät ilmoitukset
- Henkilökohtaisten videoiden luonti
- Salesforce-integraatio
- Useat valuutat
- Mukautettu raportointi
Sales Hub Enterprise
- Pelikirjat
- Puheluiden kirjanpito ja raportointi
- Lasketut ominaisuudet
- eAllekirjoitus
- Toistuva tulojen seuranta
- Ennakoiva liidien pisteytys
- Tarjoushyväksynnät
- Kertakirjautuminen
- Tavoitteet
Sales Hub Professional lisää pakettiin monia uusia toimintoja, joiden avulla myyntiprosessin tehostaminen paranee entisestään. Sales Hub Professional kustantaa 460€ kuukaudessa ja sisältää 5 käyttäjää. Lisäkäyttäjien hankinta on myös mahdollista. Paketti mahdollistaa mm. useiden eri myyntitunneleiden rakentamisen, myynnin seurannan eri valuutoissa, sekä tarjousten luonnin ja lähettämisen suoraan prospektille.
Sales Hub Enterprise on monipuolisin ja laajin lisäpaketti, jonka voi hankkia HubSpot CRM-järjestelmään. Laajennus maksaa 1110€ kuukaudessa ja sisältää maksimissaan 10 käyttäjää. Lisäkäyttäjien hankinta on mahdollista myös tässä paketissa. Sales Hub Enterprise tuo mukanaan mm. myynnin katteiden seurannan, sopimuksien sähköisen allekirjoituksen, sekä sopimuksien hyväksyntätoiminnon, jossa myyjän pitää hyväksyttää sopimukset esimerkiksi esimiehellä ennen lähettämistä asiakkaalle.
Asiakkuudenhallinta perustuu aina tietoon
Asiakkuudenhallintajärjestelmiä on tätä nykyä olemassa useita kymmeniä ja kaikkia niitä yhdistää kyky varastoida tietoa ja sitä mukaa seurata toimintoja sekä kehittää myyntiä informaation avulla. Vaikka ohjelmistot keräävät olemassa olevaa dataa ja rakentavat sen mukaan ennusteita ja kaavioita, vaaditaan organisaatiolta ammattitaitoa ja ymmärrystä kehittää myynnin pullonkauloja. Modernin myynnin johtaminen vaatii ennen kaikkea tietoa oman kohderyhmän haasteista ja toimista. Eri alojen myyntiprosessit eroavat toisistaan niin kontaktoinneissa, kuin myös myyntiprosessin pituudessa. Mitä pidempi ja laajempi myyntiprosessi on, sitä arvokkaammaksi monipuolinen CRM-järjestelmä nousee.
Asiakashallintajärjestelmän tärkeimpiä tehtäviä on myös auttaa analysoimaan toteutuneiden asiakkaiden prosesseja ja ammentaa sieltä tietoa siitä, mikä toimii ja mikä ei. Järjestelmä auttaa tarkastelemaan hävittyjen kauppojen toimintoja ja sitä kautta antaa informaatiota kehitettävistä osa-alueista.
Asiakkuudenhallinta HubSpot CRM-järjestelmässä perustuu flywheel-ajattelutapaan, jossa asiakas on aina keskiössä ja asiakassuhteesta pyritään poistamaan kaikki asiakkuuden kannalta epäolennainen toiminta. Asiakaskokemuksesta pyritään rakentamaan mahdollisimman kitkaton ja sujuva prosessi, jossa asiakas ei ole koskaan epätietoisessa tilassa, vaan aina ajan hermoilla tapahtumista. Flywheel-malli edellyttää markkinoinnin, myynnin sekä asiakaspalvelun saumatonta yhteistyötä ensimmäisestä kontaktoinnista aina kuukausittaisiin ja vuosittaisiin raportointeihin.
